Как перестать терять заявки: 5 простых шагов

Представьте обычный день. Один клиент написал в Instagram, второй позвонил, пока вы были заняты, третий оставил комментарий под постом, четвёртый написал в Telegram вашему сотруднику. Вечером вы отвечаете тем, кого вспомнили. Остальные к этому времени уже договорились с кем-то другим.

Реклама при этом работала, и цена была нормальной. Заявки просто потерялись по дороге. Это можно исправить без большой системы и большого бюджета, если идти по шагам.

Ниже пять шагов. Первые три можно сделать уже на этой неделе почти без затрат, для двух последних пригодятся простые инструменты. В каждом шаге пишем, что можно сделать самим, а где помогут бот или автоматизация.

Шаг 1. Один канал для всех заявок

Пока заявки приходят в пять разных мест, какая-то обязательно потеряется. Поэтому первым делом решите, куда стекается всё. Для большинства малых бизнесов удобнее всего Telegram: он уже есть у вас и у сотрудников в телефоне.

Отказываться от других каналов при этом не нужно. Пусть клиенты пишут, где им удобно. Но форма на сайте, бот и, где это возможно, остальные источники должны пересылать заявку в одно место, например в общий рабочий чат.

Начните с простого упражнения: выпишите все места, куда к вам сейчас пишут и звонят. Обычно список получается длиннее, чем кажется: личный номер владельца, рабочий номер, Instagram, Telegram, форма на сайте, карты. Для каждого пункта решите, как заявка оттуда попадёт в общий чат, вручную или автоматически.

Шаг 2. Мгновенные уведомления

Заявка, которую увидели через три часа, часто уже бесполезна. Поэтому каждая новая заявка должна приходить уведомлением сразу: имя, контакт, что нужно клиенту и откуда он пришёл. Тогда не приходится каждый час проверять почту и админку сайта.

Технически это несложно. Подключить форму на сайте к Telegram у нас стоит от $40. Если заявки приходят из разных сервисов, уведомления в Telegram в рамках автоматизации добавляются от $60.

Шаг 3. Быстрый ответ

Клиент, который написал сразу нескольким исполнителям, часто выбирает того, кто ответил первым и понятно. Договоритесь в команде, кто отвечает на заявки и в какое время. Подготовьте шаблоны ответов на частые вопросы: цены, адрес, сроки, оплата. Так ответ занимает минуту, а не десять.

Если ответить по существу сразу не получается, напишите хотя бы короткое сообщение: «Здравствуйте, получили вашу заявку, перезвоним сегодня до 18:00». Клиент видит, что его услышали, и спокойно ждёт, а не пишет следующему.

Если заявки приходят ночью и в выходные, часть работы может взять на себя бот. Он ответит на частые вопросы, соберёт контакты и предложит удобное время для звонка. Бот-консультант у нас стоит от $100, а с ответами с помощью ИИ, который понимает вопросы, заданные своими словами, от $350.

Шаг 4. CRM или хотя бы таблица

Уведомление в чате легко пролистать. Поэтому каждая заявка должна попадать в список, где виден её статус: новая, в работе, договорились, отказ. На старте хватит Google Таблицы. Когда заявок становится много и с ними работают несколько человек, удобнее CRM, например amoCRM или Bitrix24.

Главное правило: ни одна заявка не остаётся без статуса и ответственного. Раз в неделю полезно открыть список и посмотреть, сколько заявок пришло, откуда и сколько из них стали клиентами. Так становится видно, какая реклама работает, а на какую деньги уходят зря.

Связка сайта или бота с таблицей либо другим сервисом у нас стоит от $300, настройка CRM под ваши продажи от $600.

Шаг 5. Напоминания

Часть клиентов не говорит «нет». Они говорят «я подумаю» и забывают. Заведите правило: если клиент не ответил за два-три дня, ему пишут ещё раз, вежливо и по делу. Если он записан на визит, накануне ему приходит напоминание.

Это тоже можно автоматизировать. Бот сам напоминает о записи и даёт перенести её в пару нажатий, а CRM показывает менеджеру, кому пора перезвонить. Никто не держит это в голове.

С чего начать

1. 1Соберите все заявки в одно место и включите уведомления. Это быстро и недорого.
2. 2Договоритесь, кто и как быстро отвечает, и подготовьте шаблоны ответов.
3. 3Заведите таблицу со статусами. Когда она станет тесной, переходите на CRM.
4. 4Добавьте напоминания и бота, который отвечает, пока вы заняты.

Внедрять всё сразу не обязательно. Даже первые два шага заметно меняют картину: вы видите каждую заявку в момент, когда она пришла. Если хотите разобрать, где теряются заявки именно у вас, напишите нам. На бесплатном созвоне посмотрим, откуда приходят клиенты, и предложим самый простой способ ничего не упускать.